Bürokratie im Unternehmen: Mit diesen fünf Tipps lässt sie sich eindämmen-Netzwerk-Wissensdatenbank

Hierzulande gestaltet sich die Buchhaltung so komplex, wie in kaum einem anderen Land weltweit. Egal, ob Ein-Mann-Start-up oder großer Konzern, fast jedes Unternehmen hat das Problem, dass es beinahe im Papierkram versinkt und durch die eingebüßte Effizienz viele Ressourcen verschwendet. Mitunter ist zumindest ein Teil des ausufernden Verwaltungs- und Papierkrams aber auch ein selbstverschuldetes Problem. Mit den folgenden fünf Tipps lässt sich die Bürokratie in Unternehmen wesentlich eindämmen.

Bürokratie kostet Unternehmen Zeit und Geld

Die Bürokratie in jedem Unternehmen ist so umfassend, dass sie viel Zeit in Anspruch nimmt und daher hohe Kosten verursacht. Das gilt insbesondere für:

Lohn- und Gehaltabrechnung

Buchhaltung

Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Umsatzsteuer

Auftragsbearbeitung

Warenwirtschaft

Fast die Hälfte der Arbeitszeit sollten Freelancer für den Papierkram einplanen, sodass der Rest des Gewinns in den übrigen vier bis fünf Stunden am Tag erwirtschaftet werden muss. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind oft nicht in der Lage, sich Spezialisten für die Firma zu leisten, sodass sie die Buchhaltung für viel Geld auslagern müssen. Größere Unternehmen und Konzerne investieren hohe Summen in Anwälte, Steuerberater, Buchhalter und Finanzexperten, damit sie Fehler vermeiden, die ihre gesamte Existenz gefährden.

Eine gut funktionierende Buchhaltung ist die Basis für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Wenn diese Basis nicht stimmt, kann die Unternehmensorganisation ins Wanken geraten. Kunden und Mitarbeiter werden zunehmend unzufriedener, Prozesse rentieren sich nicht und das Lager bleibt leer. Das sind jedoch nur einige der Folgeprobleme, die sich aus einer ausufernden Bürokratie und einer daraus entstehenden fehlgeleiteten Buchhaltung ergeben können. Die folgenden fünf Tipps können dabei helfen, den Verwaltungsoverhead zu reduzieren und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Tipp 1: Die Buchhaltung per Software erledigen

Zum Glück gibt es für Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, zumindest einen Großteil der Buchhaltung am Computer zu erledigen. Für diesen Zweck existieren Komplettlösungen, mit denen sich Prozesse optimieren und automatisieren lassen. Dadurch werden sie als großes Ganzes vereint, sodass sich Ressourcen effizienter nutzen und somit auch Kosten einsparen lassen. Ein Beispiel für solche Programme sind die kaufmännischen Komplettlösungen von Lexware, die es für Unternehmen aller Art gibt. Wer sich für eine solche Lösung entscheidet, hat sämtliche Geschäftszahlen ständig im Blick und kann alle Daten und Belege per Mausklick einsehen. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz.

Tipp 2: Das Papier abschaffen

Unternehmen, die ihre Buchhaltung mit einer kaufmännischen Komplettlösung erledigen, reduzieren den Papierverbrauch automatisch. Trotzdem gibt es noch weitere Möglichkeiten, um dem Traum vom papierlosen Büro näherzukommen. So gibt es auch für Bestellprozesse und Urlaubslisten einfach zu bedienende Programme, die dabei helfen, Daten zu erfassen, zu archivieren oder zu teilen, ohne dass dabei Papier benötigt wird. Sie stellen die Informationen stattdessen in der Cloud zur Verfügung. Ein Beispiel ist die elektronische Rechnung: Zwar lassen sich Rechnungen mit kaufmännischen Lösungen einfach und rechtssicher stellen, allerdings verschicken zahlreiche Unternehmen die erstellten Rechnungen nach wie vor per Post. Laut einer Deutsche-Bank-Research-Studie spart die elektronische Rechnung im Schnitt 11,60 Euro. Gerade Unternehmen, die Monat für Monat mehrere Hundert Rechnungen auf dem Postweg verschicken, verschwenden daher jede Menge Geld.

Daten in der Cloud

Tipp 3: E-Mails durch schlanke Kollaborationsplattformen ersetzen

In der Kommunikation mit Geschäftspartnern und anderen Unternehmen werden E-Mails auch in Zukunft unersetzlich sein. Allerdings stammen die meisten der E-Mails, die täglich im eigenen Postfach landen, von internen Mitarbeitern. Früher tauschten sich Kollegen an der Kaffeemaschine aus, heute wird schnell eine E-Mail geschrieben. Diese Art der Kommunikation erhöht aber den Aufwand, wobei der Nutzen geringer ist. Unternehmen sollten daher schlanke Kollaborationsplattformen nutzen, die ähnlich wie WhatsApp oder Facebook arbeiten. Darüber können sich Teams direkt und unkompliziert austauschen. Es besteht zudem die Möglichkeit, Gruppen je nach Themenschwerpunkt oder Abteilung festzulegen, sodass ein zielgerichteter Austausch möglich ist. Das sorgt auch dafür, dass alle wissenswerten Informationen an einem Platz gesammelt werden, was die Übersichtlichkeit erhöht und Zeit spart.

Tipp 4: Mehr Mobilität erzeugen

Viele Arbeitnehmer wünschen sich in ihrem Arbeitsalltag mehr Mobilität. Ein Beispiel dafür sind Außendienstmitarbeiter, die auch unterwegs via Tablet oder Smartphone auf ihren Schreibtisch zugreifen möchten. Immer mehr Arbeitnehmer empfinden das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten, das auch als mobile Computing bezeichnet wird, als Bereicherung und sind der Meinung, dass es die Arbeitseffizienz erhöht. Unternehmen sollten daher die dafür erforderlichen Voraussetzungen schaffen, indem sie Prozesse und Daten digitalisieren und in der Cloud bereitstellen. Für viele Bereiche des Arbeitsalltags gibt es mittlerweile mobile Apps, die sich durch eine einfache Bedienung auszeichnen, wie etwa für den Urlaubsantrag oder für die Reisekostenabrechnung. Auch das kann die Bürokratie im Unternehmen erheblich reduzieren.

Tipp 5: Silodenken bekämpfen

„Mein Projekt, mein Wissen, meine Abteilung“ – Diese Art von Silodenken ist unter zahlreichen Mitarbeitern noch sehr verbreitet. Die oben genannten Tipps zur Digitalisierung und Prozessneuordnung können aber dabei helfen, dieses Silodenken zu bekämpfen, weil sich die Software nicht von Wissens- und Abteilungsgrenzen aufhalten lässt. Stattdessen werden neue Strukturen geschaffen, die sich an den realen betrieblichen Erfordernissen orientieren. So werden beispielsweise in einem Unternehmen, das einen Onlineshop betreibt, die IT-Abteilung, die Produktion, die Warenwirtschaft und die Buchhaltung zur Kooperation gezwungen, weil sie alle mit denselben Daten arbeiten.

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